灵川县国土资源局档案管理制度

第一条为实现国土资源档案的规范管理，有效地保护和利用档案，全面提高国土资源档案管理水平，为县域经济服好务，根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案管理条例》，结合本局实际，特制定本制度。

第二条本制度所称的档案是指本局各股、室、所及事业单位在工作活动中形成的国家和社会具有保存价值的各种文件、资料，主要包括：文书档案、会计档案、农房档案、利用档案、监察档案、地籍档案、项目档案、矿业权档案等。

第三条本局各股、室、所及事业单位在工作活动中形成的全部档案均由局档案室集中统一管理。并负责本局各类档案的接收、保管和利用，在业务上接受县档案局、市国土资源局档案室的指导和检查。

第四条文书档案的归档制度

（一）各股、室、所及事业单位应根据本局《文件材料归档范围和保管期限规定》进行资料的收集整理归卷。按照集中统一管理的原则，在规定的时间内移交局行政办公室，由局专人负责统一管理。

（二）凡反映国土资源局活动和基本历史面貌具有保存价值的文件、数据、图表、照片、软盘、声像材料等应安全归档。

（三）根据规定，采用卷内文件按照正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请示在后；转发文件在前，原件在后；依序排列，其它文件材料按时间顺序排列。

第五条业务档案的归档制度

（一）业务档案主要是指局各股、室、所及事业单位在各项专业工作中形成的具有保存价值的文字材料、图纸、图表、计算机软盘、声像等文件材料。主要包括：地籍调查、土地登记、土地利用与规划、耕地保护、用地报批、土地征用（征收）、土地监察、土地储备、土地整理、土地出让、转让、抵押、矿权登记与出让、环境监测与地质保护等。

（二）各股、室、所及直属事业单位把业务档案的整理和归档工作纳入年度工作计划和目标考核。

（三）每完成一项工作应把办理完毕的业务资料由经办人进行分类及时进行整理，登记造册入卷，在次年的6月移交局档案室，以保证资料的安全与完整。

第六条重大活动档案登记制度

（一）重大活动档案资料收集范围

1、局领导到外地视察、考察、调研和指导工作等活动。

2、其它省、市、县国土资源局领导来我局考察访问等活动。

3、重大政治、经济、科技、文化、艺术、体育活动以及重大庆典纪念活动。

4、重大抢险救灾活动。

5、发生的重大事件。

（二）凡随领导参与重大活动的股、室、所及直属事业单位的人员负责收集重大活动中形成的文件材料，照片等，在活动结束后1个月内送交局办公室归档保存，任何单位和个人不得据为己有。

第七条档案移交制度

（一）各股、室、所及直属事业单位必须在每年的6月底前，将上年在工作中所形成的文件材料进行整理、组卷，移交局档案室统一管理。

（二）凡移交的资料要求内容完整，书写优良，杜绝圆珠笔、铅笔及复写纸书写的材料归档。凡不符合归档要求的，档案管理人员有权退回、拒收。

（三）档案移交时需拟定移交清单一式贰份，双方股室负责人签字后方可办理交接手续。

第八条档案的查询与利用制度

（一）档案室必须建立和完善各类档案的案卷目录、归档目录、索引、汇编和查阅登记簿等相关文书资料。

（二）本局内部股室查阅档案，由局档案室负责人及分管领导同意，专职档案员办理查阅登记手续后，方可查阅，并严格保护档案资料不得遗失。

（三）外来单位与个人查阅档案，须凭正式介绍信或身份证件，经档案室负责人及分管领导同意后方可查阅，若要复印、摘录档案资料的，需说明理由。

（四）档案资料一律不外借，因特殊情况需要外借，须经局主要领导批准，并办理相关手续后，方可外借，同时要求限期归还。

（五）在查询过程中，如发现涂改和撕页，将按有关规定严处。

第九条档案的保管制度

（一）档案由专人管理，非专管人员未经允许不得进入档案室内。

（二）档案室应当定期对超过保存期限的资料进行清理。

（三）档案的接收、借出、查阅必须办理相关手续，及时登记，情况有变动的，需有变动记录。案卷目录与档案实物相吻合。

第十条档案的保密制度

（一）工作人员必须严格执行《保密法》，增强保密意识，严格保密纪律。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的内容，确保档案机密安全。

（二）任何单位或个人未经领导许可，不得对档案资料进行复制和拍照，不准涂改伪造、撕毁、丢失，违者视其情节轻重给予严肃处理，触犯法律的，将追究相关法律责任。

第十一条档案的统计制度

档案室要建立健全档案管理基本情况统计表（包括档案数量统计、查阅统计、利用效果统计、档案人员情况统计、保管设施统计等）。

第十二条奖惩制度

（一）档案管理工作纳入年终目标考核，对在档案管理工作中做出成绩的管理人员给予表彰和奖励。

（二）档案移交不及时，超过规定时间一个季度的，所在股室人员取消年终考核评优资格，并责令限期移交档案。

（三）对造成档案损毁或丢失的，泄密档案资料和擅自提供档案及复制件造成损失的，将视其情节给予严肃处理。

本制度自发布之日起实施。